Códigos de Conducta: Elementos (infografía).

febrero 3, 2016

Los Códigos de Conducta deben poseer una serie de elementos fundamentales para ser realmente efectivos dentro de un esquema de cumplimiento normativo. Se trata de la norma suprema dentro de la empresa y que regirá el entorno corporativo, creando el marco de conductas permitidas y prohibidas, sobre las cuales se cimentará la actuación de la empresa.

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El carácter vinculante del Código de Conducta

enero 12, 2016

El Código de Conducta es, generalmente, un documento unilateral emanado de la dirección de la empresa y contempla los valores sobre los cuales se forma la empresa; dibuja las conductas deseadas y que se esperan de los Directores y empleados de la organización, incluso las que les están prohibidas, y hasta recoge los estándares que deben cumplir sus contratistas y proveedores.

Más allá de la intención de la empresa de utilizar el Código de Conducta para fijar sus expectativas en cuanto a comportamiento del personal, existen un conjunto de consideraciones legales que deben tenerse en cuenta en su elaboración y aplicación.

1. ¿Es obligatorio cumplir con el Código de Conducta dentro de la empresa?

Para contestar esta pregunta habría que identificar dos escenarios:

a) Por un lado, el Código de Conducta establece obligaciones y exigencias de apego a la legalidad del país y que por tanto pueden considerarse como una fuente normativa interna que encuentra su sustento en las leyes y normas aplicables. En este caso, no existe ninguna duda de que el Código de Conducta es de cumplimiento obligatorio. Ejemplo de ello pueden ser las disposiciones relativas a la normativa medioambiental, remitiendo al marco legal y regulatorio.

b) Por otra parte se encuentran las obligaciones que no refieren directamente al marco normativo del país, pero que constituyen políticas internas o buenas prácticas que forman parte de la cultura corporativa de Compliance. En este caso, para no dar cabida a ningún tipo de duda o interpretación, la empresa debe cerciorarse de que el Código de Conducta sea informado de forma oportuna y suficiente, que los empleados lo conozcan, comprendan y acepten expresamente y por escrito el cumplimiento de tales obligaciones. Tal puede ser el caso de la fijación de topes o cumplimiento de procesos para realizar obsequios corporativos.

2. ¿El Código de Conducta puede establecer sanciones?

El establecimiento de sanciones o bien en el Código de Conducta o en políticas internas de la empresa no sólo es un elemento deseable sino que es una de las exigencias directas del artículo 31 bis del Código Penal. Sin embargo, establecer un sistema disciplinario representa no pocos retos para el sector empresarial, tanto para las PyMES como para las grandes empresas.

Son varias las circunstancias a considerar, y por lo tanto se recomienda que en el equipo de asesores que desarrolle el sistema disciplinario participen profesionales jurídicos de distintas especialidades (laboralistas y penalistas), pues las empresas deben tener en cuenta distintos escenarios:

a) Las empresas que requieran tener conformado un Comité de Trabajadores, deben tener en cuenta que tendrán limitaciones a la hora de establecer sanciones y que por tanto deberán discutirlas internamente.

b) Independientemente del tamaño de la empresa, deben buscarse los mecanismos para subsumir las nuevas sanciones dentro de las obligaciones laborales de los trabajadores que ya estén en nómina al momento de la implementación del programa de Compliance.

c) Evidentemente las sanciones no pueden contravenir los derechos y las garantías previstas en la legislación laboral.

3.  ¿El Código de Conducta puede afectar a personas externas a la empresa?

En el ámbito internacional es común ver que las empresas establezcan obligaciones para sus contratistas o proveedores en el propio Código de Conducta. Sin embargo, para que tales obligaciones sean exigibles, deben ser aceptadas expresamente por tales personas externas.

A tal efecto, el cumplimiento del Código de Conducta de una empresa por parte de sus proveedores, tiene que estar integrada dentro de las obligaciones contractuales o del encargo, pues de lo contrario no podrá ser exigible. Ello exige la existencia de un documento escrito y firmado y aceptado expresamente por el contratista.

Aunque en España las empresas no responden penalmente por las acciones de terceras personas ajenas a ella, este tipo de exigencias son cada vez más comunes en un entorno de Compliance o cumplimiento normativo integral en donde se busca que las buenas prácticas corporativas estén presentes en todas las actividades de la empresa, y en donde más allá de las eventuales implicaciones legales, se busca cuidar la reputación.

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¿Código Ético o Código de Conducta?

diciembre 17, 2015

Desde que empezó el auge del Compliance en España se ha hablado mucho de la importancia de la implementación de un Código Ético o Código de Conducta. Tienen en común que ambos se utilizan para promover la ética corporativa.

 

Sin embargo, se utilizan indiferentemente dos herramientas que tienen una naturaleza distinta. El Código Ético es un documento que refleja los valores de marca y la filosofía corporativa, asociado directamente a los objetivos y a la identidad de la compañía. Suele ser utilizado como un elemento de comunicación tanto interna como externa y que transmite un mensaje sobre la forma de actuar de la empresa como ente.

 

– Guía rápida para empresas: Códigos de Conducta.

 

El Código de Conducta involucra elementos más concretos. En la mayoría de los casos recoge también los valores de la empresa, los vincula con los objetivos y los traduce en un verdadero guion en el cual se describen las conductas que se espera de los individuos y aquellas que le están expresamente prohibidas, además de proveerlas de orientación de a quién acudir y cómo actuar en el caso de una situación de riesgo de incumplimiento normativo.

¿Cómo sé si mi empresa tiene un Código Ético o un Código de Conducta?

 

Más allá de la denominación utilizada para describir el documento, debe analizarse su naturaleza, el tipo de contenido y comprobar quién autorizó la publicación del mismo.

Si la naturaleza es netamente comunicacional y se limita a plasmar los valores, se trata de un Código Ético.

 

En segundo lugar, si el contenido no es descriptivo de conductas tipo ni permite a los empleados hacerse una idea general de qué debe y qué no debe hacer, tampoco puede considerarse que estemos en presencia de un Código de Conducta.

 

Por último, si el Código que se utiliza en su empresa no contiene una orientación al trabajador o colaborador de qué debe hacer en el caso de encontrarse en una situación de riesgo de incumplimiento, es posible que el documento utilizado sea más bien un Código Ético.

 

Riesgos de utilizar un Código Ético con la misma finalidad que pretende el Código de Conducta

 

Uno de los elementos que se evaluará para determinar si la empresa ha tomado medidas suficientes para la prevención de los riesgos penales, es si ha dejado claro los protocolos y los procesos para la formación de la voluntad, y el Código de Conducta es uno de los elementos en que puede apoyarse la empresa para demostrarlo.

 

El Código Ético, si bien es sumamente útil para transmitir la filosofía de la empresa, no siempre es eficaz en la transmisión de la expectativa concreta en la actuación de los empleados y colaboradores; y si el documento corporativo que transmite los valores no incluye este componente, difícilmente pueda ser utilizado para atenuar o eximir la responsabilidad penal.

 

Por otro lado, existe el riesgo de que se vea como un documento netamente estético que, por más que sea comunicativamente correcto, carezca de un contenido alineado y ajustado a la filosofía de cumplimiento normativo y resulte por tanto insuficiente a los efectos del Compliance.

 

¿Las empresas deben reemplazar el Código Ético por el Código de Conducta o pueden coexistir como dos documentos individuales?

 

La decisión de implementar un Código Ético y un Código de Conducta independientes o fusionados en un mismo documento, debe obedecer a aspectos propios de la empresa, teniendo en cuenta sus dimensiones, características, madurez del sistema de Compliance y siempre como un desarrollo de sus objetivos, misión, visión y valores.

 

En el caso de microempresas o PyMES, puede ser más práctico disponer un solo documento en el cual se desarrollen tanto los elementos que desea comunicar a nivel de filosofía e identidad corporativa para influir en su personal, como en las conductas específicas que espera de ellos. Sin embargo, si ya posee un Código Ético y desea mantenerlo de forma independiente, nada impide que se desarrolle en paralelo un Código de Conducta.

 

Lo importante en todo caso es que ambos documentos actúen en sinergia y que sean comunicados y puestos en práctica. El Código de Conducta, más allá de su texto, sólo será eficaz en la mitigación de la responsabilidad penal corporativa en la medida en que se pueda demostrar el compromiso de la empresa en su cumplimiento.

 

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Códigos de Conducta (I): Generalidades

diciembre 11, 2015

codigos de conductas generalidades

 

 

Nota: La Infografía para Empresas: Códigos de Conducta (I): Generalidades, es una publicación de contenido netamente informativo cuyo único fin es orientar de forma general a los lectores sobre aspectos generales de cumplimiento normativo y no sustituye de forma alguna la asesoría de profesionales especializados en la atención de dudas concretas. Para mayor información descarga nuestras Guías Rápidas para Empresas o visita nuestro blog sobre Cultura Compliance.

 

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