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El Compliance Officer se ha convertido en una figura que, independientemente de la forma que tome (sean sus funciones asumidas por el órgano de Administración, delegadas en un Comité o a un cargo en particular), deberá estar presente en las empresas. Aunque muchas empresas internacionales cuentan con funciones análogas que han adoptado por ser parte de su cultura organizacional y del modelo que utilizan en otros países, las PyMES deberán compatibilizar esta importante figura dentro de sus esquemas, de una forma que les permita seguir operando de forma efectiva.

 

¿Las PyMES están obligadas a crear una función de Compliance Officer?

 

El artículo 31 bis del Código Penal permite que en las personas jurídicas de pequeñas dimensiones, las funciones de supervisión sean asumidas directamente por el órgano de administración.

 

Comencemos por aclarar que son personas jurídicas de pequeñas dimensiones aquellas que están autorizadas a presentar cuentas de pérdidas y ganancias abreviadas. Según el artículo 258 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, entrarían en este supuesto las empresas que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:

 

  1. a) Que el total de las partidas de activo no supere los once millones cuatrocientos mil euros.
  2. b) Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los veintidós millones ochocientos mil euros.
  3. c) Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a doscientos cincuenta.

 

Señala por último el artículo mencionado que en el primer ejercicio social desde su constitución, transformación o fusión, las sociedades podrán formular cuenta de pérdidas y ganancias abreviadas si reúnen, al cierre de dicho ejercicio, al menos dos de las tres circunstancias expresadas anteriormente.

 

Esto implica que la totalidad de las microempresas y pequeñas empresas entrarán en este supuesto, al igual que una fracción considerable de las medianas.

 

Por tanto, existe la obligación de crear una función de supervisión y vigilancia para las PyMES, aunque legalmente esta función puede ser asumida directamente por el órgano de administración.

 

¿Cuáles son las desventajas de que la Administración de una Pyme asuma la función de Compliance Officer?

 

Uno de los efectos que se busca con la implementación de un sistema de Compliance, es que exista un garante del cumplimiento normativo, que es precisamente la labor del Compliance Officer. Mientras las áreas operativas de un negocio buscan incrementar las ventas y resultados, el Compliance Officer tendrá que supervisar que las decisiones tomadas para alcanzar ese objetivo operativo se encuentran en total apego a las normas legales y voluntarias asumidas por la empresa. Por tanto, una confusión de las funciones en una misma persona u órgano, cuando no se encuentran suficientemente definidos los límites de actuación y responsabilidad, pueden traer como consecuencia un conflicto de intereses.

 

El Compliance Officer debe tener independencia y autonomía, dos características obligatorias en todo sistema de Compliance independientemente de quien asuma la función y que de no verse reflejadas en la práctica, mermarán la eficacia del mismo.

 

Este dilema se hace mucho más evidente en el caso en que existe un Administrador Único, o en empresas familiares donde habitualmente existen uno o dos socios y son los Administradores.

 

¿Cómo configurar un sistema de Compliance eficaz en una Pyme de menos de 50 trabajadores?

 

Una de las características de un sistema de Compliance que realmente sea eficaz es que no hay una fórmula fija ni un modelo único que pueda adaptarse a todas las empresas. Es por ello que no se puede plantear a prioriun mecanismo ideal de configuración de la función de supervisión o vigilancia o Compliance Officer, pues es necesario un análisis profundo de la estructura y realidad de cada empresa.

 

El riesgo de tomar una medida apresurada tal como delegar las funciones de Compliance Officer o bien a un Administrador o a un empleado sin una evaluación previa, compromete toda la eficacia del sistema y por tanto puede poner en riesgo a la empresa. Es fundamental comprender que más allá de cumplir con un requisito legal, el objetivo del sistema de Compliance es que se resguarden adecuadamente los riesgos de la empresa, y bajo ese enfoque se podrán tomar las medidas más apropiadas.

 

 

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