El Compliance Penal nace en España, como un conjunto de elementos y herramientas que constituye una adaptación del Corporate Compliance aplicado a nivel internacional a la nueva realidad penal española, y que permitirá a las empresas prepararse de manera interna para reforzar el cumplimiento normativo y prevenir, entre otras, sanciones tales como multas, suspensión de las actividades de la empresa, disolución de la sociedad y clausura de locales y establecimientos.

En un entorno empresarial cada vez más complejo, con exigencias en distintos ámbitos, y requisitos diversos para cada proceso, función y actividad, el buen cumplimiento de las normas no puede darse por sentado dentro de la empresa, sino que debe velarse porque efectivamente se esté cumpliendo.

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En Garberí Penal facilitamos a la empresa la integración de su modelo de Compliance Penal, ofreciendo herramientas útiles al órgano de Administración, al Compliance Officer y al personal de la empresa, que permiten promover el cumplimiento normativo y contribuir en la gestión corporativa.

¿Quién debe implementar un Sistema de Compliance Penal?

Desde la reforma del Código Penal en el año 2010 y con mayor énfasis desde la entrada en vigor de la reforma del 1 de julio de 2015, las empresas (tanto grandes como PYMES) se encuentran sujetas a una nueva normativa en materia de prevención del delito que plantea la responsabilidad penal de las personas jurídicas.

  • Pymes
  • Empresas medianas
  • Empresas grandes
  • Asociaciones Civiles y Organizaciones No Gubernamentales (ONG).

Ventajas competitivas que aporta el Compliance

El Compliance es una inversión que le permite a la empresa:

  • Atraer clientes e inversores cada vez más exigentes con las organizaciones respecto a su responsabilidad social empresarial.
  • Es una herramienta para detectar irregularidades e ineficiencias.
  • Forma parte de la nueva manera de hacer negocios. Con la publicación de normas certificables en Anticorrupción y Compliance a nivel nacional e internacional, serán cada vez más las empresas que lo implementen y que se la exijan a sus clientes y proveedores.

Modelo de Compliance Penal

Integrar un modelo de Compliance dentro de la empresa no es tarea de un día. Es necesario generar un entorno con distintos elementos que permitirán a la organización mejorar sus controles, reforzar su cultura de cumplimiento y como consecuencia de ello, mitigar el riesgo de aparición de delitos.

Garberí Penal propone el siguiente proceso de integración del Modelo de Compliance Penal a las empresas:

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1. Política de Compliance Penal

La Política de Compliance Penal le permite a la Administración o Dirección de la organización fijar el punto de partida de su sistema integral de Compliance, definiendo el alcance y los objetivos del mismo.

Es un documento que demuestra el compromiso de la Administración con el sistema de Compliance (Tone at the Top)y que sirve de marco para la implementación del sistema de gestión.

El riesgo de no contar con una Política de Compliance es que sin ella se dificulta la gestión y no se podrá demostrar ante terceros o ante los Tribunales, que se cuenta con un documento único y exclusivo que rige el diseño del sistema.

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2. Códigos de Conducta

Los Códigos de Conducta son un marco normativo voluntario que asumen las propias organizaciones para facilitar el cumplimiento de la ley en determinadas situaciones y demostrar su compromiso con una actuación transparente.

Es una norma de primer nivel que refleja el compromiso y tone-at-the-top de la Administración y Dirección, y promueve la cultura corporativa desde la organización frente a sus trabajadores y ante sus proveedores y clientes.

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3. Sistema de Gestión de Compliance

El sistema de gestión de Compliance abarca el diseño, la implementación, la revisión y mejora del conjunto de elementos que contribuyen al cumplimiento normativo de la empresa.

Un sistema de gestión de Compliance es único y se debe ajustar a las características y necesidades de cada organización. Aunque puede contener elementos en común tales como una Política de Compliance, un Código de Conducta, una Evaluación de Riesgos Penales y un proceso de formación y comunicación, cada proyecto requerirá de atención y soluciones distintas.

Muchas empresas implementan algunas medidas de Compliance incluso de forma inconsciente; sin embargo no es hasta contar con un sistema de gestión integral que pueden hacer valer en su máxima expresión la eximente prevista en el artículo 31 bis del Código Penal en el caso de que se cometa un delito dentro de la organización que pueda generarle responsabilidad penal a la persona jurídica.

Por otra parte, el sistema de gestión de Compliance diseñado por Garberí Penal permite a las organizaciones incorporar elementos de control interno de la organización y el volcado en herramientas informáticas propias o desarrolladas por nuestros aliados estratégicos.

Como ventaja adicional, el sistema de Compliance Penal puede complementarse con otros bloques normativos para la mejor gestión de la empresa, tales como prevención de riesgos laborales, protección de datos, competencia, protección al consumo, entre otras.

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4. Informe de Evaluación de Riesgos Penales

No todas las organizaciones son igualmente vulnerables a la comisión de cualquiera de los delitos que afectan a las personas jurídicas por igual, es por ello que deben establecer un mapa de riesgos penales para conocer sus áreas más vulnerables y así poder implementar las acciones correctivas y preventivas necesarias.

El mapa de riesgos penales debe ser producto de una evaluación técnica elaborada por abogados penalistas especializados en delitos empresariales. En Garberí Penal desarrollamos un Informe de Evaluación de Riesgos Penales que contribuye al Compliance desde distintos ámbitos:

  • Permite a la Administración y Dirección conocer las áreas de mayor vulnerabilidad de la organización.
  • Es un insumo para el Compliance Officer, que le permitirá contar con la perspectiva de penalistas especializados mediante un informe técnico valorando las áreas de riesgo y los controles de la organización.
  • Forma parte de los elementos esenciales de cualquier estructura de Compliance, ya que conocer los riesgos es la base del modelo de prevención.

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5. Plan de Acción y Adecuación al Compliance

Una vez la organización conozca sus riesgos penales, deberá tomar un conjunto de acciones para reforzar sus controles en los ámbitos donde tenga un nivel de riesgo mayor al aceptable.

Desde Garberí Penal desarrollamos para nuestros clientes una hoja de ruta en la cual le proponemos las acciones que deberá tomar para eliminar o mitigar los mayores riesgos y así contar con un sistema de Compliance más robusto. Según la necesidad y requerimientos del cliente, este plan puede ejecutarse con nuestro apoyo o interpretarse como un modelo de autogestión para que sea llevado a cabo por el propio Compliance Officer o responsable de cumplimiento normativo de l organización.

El Plan de Acción y Adecuación al Compliance es una herramienta esencial tanto para la Dirección como para el Compliance Officer, ya que define las tareas específicas que deberán llevarse a cabo en un período determinado de tiempo para reforzar progresivamente el sistema de cumplimiento normativo de la organización.

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6. Canal Ético

Todas las empresas requieren de un sistema ético mediante el cual los miembros de la organización y todos aquellos interesados directos puedan poner en conocimiento al Compliance Officer o a un responsable externo según el caso, de las situaciones que pongan en riesgo los intereses, recursos, reputación o responsabilidad de la organización o de sus miembros.

Y es que, aunque el Canal Ético es un elemento que forma parte de un sistema de Compliance, cumple una función organizacional que va mucho más allá de un requisito y es más bien una herramienta que permitirá a la conectar con la información e inquietudes de sus miembros para tomar medidas correctivas y preventivas oportunas.

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7. Políticas Corporativas 

Un elemento esencial para implementar un sistema de Compliance son las políticas corporativas, que reflejan la materialización de las obligaciones del personal y el compromiso de la dirección con el cumplimiento normativo. Por otra parte, las políticas corporativas son un de las evidencias más sólidas que puede ofrecer la organización para demostrar que se toma en serio el Compliance.

Las políticas corporativas versarán sobre distintos aspectos de la empresa, tanto a nivel operativo como administrativo o de dirección, y marcarán las pautas en cuanto a los procesos que se deben seguir y las orientaciones que deberán tener en cuenta los responsables de su ejecución.

Aunque muchas de ellas dependerán de la actividad que realice la empresa, hay políticas transversales que pueden estar presentes en casi cualquier organización, tales como la política anticorrupción o la política de obsequios.

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8. Formación en Compliance

La formación en materia de cumplimiento normativo es uno de los elementos esenciales dentro de la cultura corporativa de la empresa, particularmente a altos niveles, en los departamentos comerciales y de venta, y en las áreas de compra y adquisición de materiales.

El personal de la empresa no sólo debe familiarizarse con las principales normas legales y conocer las prohibiciones establecidas en la legislación, sino que también es necesario que conozca qué tipo de prácticas pueden implicar un riesgo para la empresa, y aquellas que aun pareciendo inofensivas, pueden ser consideradas a la vista de terceros como prácticas corruptas.

En Garberí Penal hemos desarrollado módulos formativos dirigidos a directivos y empleados, especializados en:

  • Introducción al Compliance para líderes organizacionales: Formación general para administradores, directores financieros, de recursos humanos, y responsables a nivel de dirección o gerencial, para explicar los aspectos más relevantes de cumplimiento normativo que competen al liderazgo de la organización.
  • Taller de Compliance para empleados y colaboradores: Formación general dirigida al personal de las organizaciones sobre qué es el Compliance, la importancia de ejercerlo desde cualquier rol y cómo adecuarse a las obligaciones del sistema de Compliance de la organización.
  • Acompañamiento al Compliance Officer: Formación especializada y a medida de los profesionales responsables del cumplimiento normativo en las organizaciones. Se trata de una formación teórico y práctica bajo la modalidad de mentoring.
  • Formación en Prevención de la corrupción: Ajustada a los estándares previstos en el Código Penal y la Norma ISO 37001; esta formación dirigida a directores, gerentes, responsables de las áreas comerciales y de proveeduría, tiene por objeto explicar los aspectos teóricos y prácticos que contribuyen a establecer mejores controles y a detectar situaciones que puedan representar riesgo de corrupción en la organización.
  • Marco normativo internacional especial: La Foreign Corrupt Practicas Act (FCPA) y la Bribery Act son dos de las principales normas que deben tener en cuenta todas las empresas que mantienen relaciones comerciales con organizaciones localizadas en Estados Unidos o Reino Unido, respectivamente. Por ello hemos elaborado esta formación, que será de ayuda especialmente para los directivos y responsables del área comercial.
  • Compliance Online (Formación online para empleados):En organizaciones medianas y grandes o aquellas que poseen sede en distintas localidades, la formación online resulta una solución práctica y eficiente.

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9. Auditoría del Sistema de Compliance

Una vez la organización cuenta con un sistema de Compliance funcional, este debe ser auditado periódicamente para validar su eficacia y detectar nuevas áreas de riesgo. Esta auditoría puede ser tanto una medida de control interno como el paso previo para obtener una certificación, producto del debido establecimiento de un sistema de Compliance.

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